Accompagnement d'une Institution Financière nord-américaine dans la gestion de ses portefeuilles de projets

L’évolution de la gestion de ses portefeuilles de projets apporte à une Institution Financière nord-américaine une meilleure maîtrise de son budget d’investissement (plus d’un milliard d’euros*).

Une institution financière de premier plan a fortement accru son budget d’investissement sur plusieurs années, augmentant les enjeux liés à la gouvernance et à la gestion de ses portefeuilles de projets. En repensant les mécanismes et règles d’instruction, de priorisation, et d’engagement financier de ses projets, inspirés des meilleures pratiques, l’entreprise a retrouvé avec l’appui de PMP le niveau de maîtrise souhaité de son budget d’investissement.

Contexte

Présent sur une très large gamme de produits et services financiers, l’entreprise répartit la gestion de ses projets d’investissement en plusieurs portefeuilles, spécialisés sur certains métiers ou certaines activités transversales.

L’entreprise a vu son budget d’investissement annuel croitre de 30% par an pendant 4 ans, entrainant plusieurs difficultés importantes :

• Une application moins fréquente des mécanismes de priorisation et de réallocation des budgets et des ressources.
• Un respect moins systématique des règles de gouvernance, associé à des remontées de données de moins bonne qualité.
• Une tension sur les instances de suivi pour encadrer le volume et la diversité des projets.

La gestion des portefeuilles de projets est une clé de la gouvernance de l’entreprise. Elle permet de prendre en compte la stratégie et les ressources disponibles (en particulier le budget d’investissement) pour décider des projets à mettre en œuvre, via quels moyens, et pour quelles retombées. En clarifiant et optimisant les règles d’instruction des idées, de priorisation des projets suivant les axes stratégiques, et de validation des engagements financiers, l’entreprise s’assure de maximiser sa performance en mettant l’effort au bon endroit au bon moment, via une gouvernance adaptée.

Framework PMP de pilotage par la valeur, appliqué à la gestion de portefeuille

Notre approche

Forts de nos expertises combinées dans le secteur bancaire et en performance organisationnelle, et familiers avec la culture de cette entreprise, PMP a travaillé de concert avec l’équipe de stratégie, les équipes en charge de la gouvernance de l’entreprise, et celles assurant la gestion du plus gros de ses portefeuilles de projets. La mission a couvert 4 volets :

• Clarification des rôles et responsabilités impliqués dans la prise de décision ;
• Refonte des processus, de l’instruction des idées jusqu’à la validation de l’engagement financier ;
• Définition des méthodes et outils requis pour mener un dialogue de performance en amont de l’allocation budgétaire ;
• Evaluation des besoins de transformation à considérer par l’entreprise à moyen et long terme pour améliorer en continu sa performance organisationnelle.

Les résultats

• Réalignement entre les rôles au sein de la gouvernance et les responsabilités ;
• Réduction jusqu’à 50% du volume de projets à revoir dans chaque instance décisionnaire ;
• Convergence vers un modèle unique d’instruction des idées pour le portefeuille principal ;
• Définition d’un modèle de priorisation des projets déclinant les axes stratégiques, avec un déploiement dans plusieurs domaines de l’entreprise ;
• Recommandation de 10 grands chantiers de transformation à mettre en œuvre à court, moyen, et long terme pour faire progresser l’organisation.

Mathieu Dorian, (Manager), Nicolas Moreau (Consultant) et Eric Panet-Raymond (Associé)

* Devise convertie en euro pour respecter l’anonymat de l’entreprise